Hướng dẫn sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến: Google Drive và Adrive

Hướng dẫn sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến: Google Drive và Adrive

(Bài đoạt giải Khuyến khích Cuộc thi viết bài Chuyên môn – Kỹ thuật [KT05]
Tác giả: lizzydễthương - Nguyễn Hồng Sơn)

--------------------------------
Bài đoạt Giải nhất: Hướng dẫn sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến [Complete]
--------------------------------


Ở bài viết đạt giải nhất có hướng dẫn sử dụng về các dịch vụ: EXA Backup, Skydrive, MediaFire và Dropbox; trong bài viết này sẽ bổ sung thêm hai dịch vụ Google Drive và Adrive, mời các bạn theo dõi


I. Mở đầu
II. Các dịch vụ lưu trữ trực tuyến

1. Dropbox

1.1 Đăng kí
1.2 Upload

1.2.1 Upload bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu
1.2.2 Upload thông qua trình duyệt Web

1.3 Chia sẻ file/thư mục
1.4 Các chức năng khác

a) Xem lịch sử sửa đổi của thư mục
b) Xem các phiên bản cũ của dữ liệu
c) Khôi phục các file đã xóa

1.5 Cách tăng dung lượng lưu trữ miễn phí

2. Google Drive

2.1 Đăng kí
2.2 Upload thông qua trình duyệt Web
2.3 Tạo tài liệu
2.4 Chia sẻ file/thư mục
2.5 Đồng bộ hóa dữ liệu

3. Adrive

3.1 Đăng kí
3.2 Upload
3.3 Download
3.4 Chia sẻ file

4. Mediafire

4.1 Đăng kí
4.2 Upload
4.3 Chia sẻ file/thư mục

III So sánh và kết luận

Nội dung:

I. Mở đầu

Với sự phát triển mạnh mẽ của Internet như hiện nay thì ngày càng có nhiều dịch vụ trên nền tảng đám mây được mở ra nhằm đem đến cho người dùng những lợi ích thiết thực nhất, dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến là một trong số đó. Bài viết sẽ hướng dẫn giới thiệu với các bạn về các dịch vụ lưu trữ trực tuyến khá phổ biến và nổi tiếng hiện nay.

Đầu tiên là một số ưu điểm nổi bật của dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến:

• Có thể truy cập được dữ liệu tại mọi nơi mọi lúc một cách nhanh chóng và thuận tiện, không bị phụ thuộc vào vị trí địa lí hay thiết bị kết nối
• Giúp tránh nguy cơ bị mất dữ liệu do ổ cứng của bạn bị hỏng bị virus... vì dữ liệu của bạn đã được upload lên mạng trước đó
• Có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí. Ví dụ: Khi ổ cứng của bạn đầy rồi mà không muốn mua thêm ổ cứng mới để lưu dữ liệu thì có thể dùng tới dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí
• Dễ dàng chia sẻ hoặc cùng chỉnh sửa tài liệu chia sẻ với người khác

II. Các dịch vụ lưu trữ trực tuyến

1. Dropbox

2. Google Drive

Dịch vụ của người khổng lồ Goolge mặc dù ra đời sau Dropbox nhưng được rất nhiều người quan tâm sử dụng

• Trang chủ: www.drive.google.com
• Yêu cầu đăng kí tài khoản: Có
• Giới hạn tập tin tải lên: 10 GB
• Dung lượng lưu trữ miễn phí: 5 GB

Ngoài ra dung lượng mua thêm có thể được dùng chung với tài khoản Picasa được liên kết với cùng một Tài khoản Google
Tự động nhận thêm dung lượng Gmail khi bạn mua gói dung lượng.

Ưu điểm: Khả năng đồng bộ dữ liệu tốt, hỗ trợ tiếng Việt, tích hợp Google+, Google Docs, chỉnh sửa văn bản trực tuyến
Có thể tạo mới các tài liệu, bảng tính, bản trình bày v.v… cùng làm việc đồng thời với người khác trên cùng tài liệu
Có chức năng phân quyền hạn khi chia sẻ file, chỉ xem được hay vừa xem vừa sửa được…
Hỗ trợ xem trực tuyến nhiều định dạng file
Hỗ trợ xem trước file dưới dạng thu nhỏ rất tiện lợi
Chức năng tìm kiếm rất tốt

Nhược điểm: Dung lượng lưu trữ miễn phí hơi hơi ít nên không phù hợp để lưu những file lớn như phim hay phim HD v.v…

2.1 Đăng kí

Bạn truy cập vào địa chỉ: https://accounts.google.com/SignUp
Nếu chưa thấy tiếng Việt thì nhấn chọn ngôn ngữ tại ô góc phải dưới cùng của trang, sau đó làm theo hướng dẫn của Google để đăng kí

+ Đăng nhập: Truy cập vào địa chỉ www.drive.google.com nhấn Sign In --> nhập email, mật khẩu --> Sign In
Bảng chào mừng của xuất hiện nhấn Try Google Drive

Nếu chưa thấy tiếng Việt bạn vào phần Settings chọn xong ấn Save

+ Giao diện:
Giao diện tiếng Việt rất dễ sử dụng, ấn 1 nút như Sắp xếp (để xắp xếp file) hoặc nútTạo (để tạo các tài liệu mới) thì sẽ có trình đơn mở ra, chọn file là có các nút hiện ra, đưa chuột vô nút nào là có chú thích của nút đó giúp hiểu thêm chức năng của nút đó

2.2 Upload thông qua trình duyệt Web

Bạn đăng nhập tài khoản nhấn Tải lên --> Tệp

Sau đó chọn file --> Open
Một bảng hiện ra hiển thị trạng thái upload, trên đó còn có tùy chọn tải lên khi ấn vàoCài đặt, tùy chọn tải lên cũng có thể chọn tại phần Cài đặt --> Cài đặt tải lên

Tải lên cả thư mục thì chọn bật tải lên thư mục
Để tải lên dùng trình duyệt Chrome

2.3 Tạo tài liệu

Khác với một số dịch vụ lưu trữ khác, Google Drive có thêm chức năng cho phép ban tạo tài liệu trực tuyến và chỉnh sửa nó mà không cần phải cài thêm bất kì một chương trình nào khác
Cách thực hiện:
Nhấn vào Tạo --> Chọn dạng tài liệu muốn tạo --> Bạn sẽ được đưa 1 tới trang có đầy đủ các công cụ cơ bản để thao tác với tài liệu

2.4 Chia sẻ file/thư mục

Bạn có thể chia sẻ file cho 1 người, nhiều người, hay phân quyền chia sẻ phân quyền chỉnh sửa tài liệu, mời nhiều người tham gia chỉnh sửa tài liệu, thu hồi quyền truy cập, thay đổi quyền hạn từ “xem và chỉnh sửa” thành “chỉ được xem” v.v…
Cách dùng:
Chọn file --> ấn Chia sẻ hoặc chuột phải --> Chia sẻ rồi chỉnh các tùy chọn (vì đã chọn ngôn ngữ là tiếng Việt ngay từ đầu (mục 2.1) nên hộp thoại hiện ra các bạn cứ đọc và tùy chỉnh theo ý muốn thôi)

2.5 Đồng bộ hóa dữ liệu

Bạn đăng nhập và ấn vào Cài đặt Google Drive cho máy tính hoặc Tải xuống Google Drive bên phía trái, hộp thoại hiện ra chọn Accept and install để tải bộ cài online về cài đặt

Cách thức đồng bộ và cài đặt cũng tương tự như phần 1.2.1 của Dropbox, điểm khác biệt đáng chú ý là có thêm lựa chọn Syncs Google Docs files giúp đồng bộ hóa tài liệu trên Google Docs với máy, nếu bạn là người thường xuyên dùng Google Docs và có nhiều tài liệu trên đó thì tính năng này chắc sẽ rất tuyệt vời với bạn
Ngoài ra hạn chế nhỏ của chương trình này là chưa lấy ngay được đường dẫn của tập tin chia sẻ

3. Adrive

Có thể nói Adrive là một trong những dịch vụ lưu trữ trực tuyến có dung lượng miễn phí lớn nhất (50 GB), không những thế còn được dùng miễn phí tài khoản có phí trong 14 ngày,

• Trang chủ: www.adrive.com
• Yêu cầu đăng kí tài khoản: Có
• Giới hạn tập tin tải lên: 1000 file/1 lần hoặc 2 GB/1 file với tài khoản miễn phí
• Dung lượng lưu trữ miễn phí: 50 GB
• Thời gian lưu file: Mãi mãi

Ưu điểm: Dung lượng lưu trữ miễn phí lớn, giao diện trực quan sử dụng đơn giản
Tốc độ upload nhanh
Hỗ trợ xem và chỉnh sửa văn bản trên giao diện web
Cài đặt được ngày hết hạn của file chia sẻ (chức năng này dành cho tài khoản có phí)

Nhược điểm: Tài khoản miễn phí hơi ít chức năng, chưa hỗ trợ xem trước file dưới dạng thu nhỏ
File nhạc/video không xem được trực tuyến
Với file chia sẻ tài khoản miễn phí bị giới hạn 10 người download 1 file cùng 1 thời điểm và link tải file sau 14 ngày sẽ tự động hết hạn mặc dù file chưa bị xóa (chủ nhân của file phải đăng nhập tài khoản để share lại), hiện tại không chia sẻ được thư mục

3.1 Đăng kí, đăng nhập, chức năng cơ bản

+ Đăng kí:
Các bạn truy cập địa chỉ: www.adrive.com/login/signup
Bước 1: Chọn gói tài khoản (ở đây là gói Personal Basic (FREE 50GB))
Nếu chọn gói Personal Premium hay Business thì có thể đánh dấu vào ô FREE 14-Day Trial để dùng thử 14 ngày (nếu chọn các gói này thì sau khi ấn Sign Up phải nhập thêm các thông tin khác như số điện thoại, địa chỉ, mã bưu chính, số thẻ tín dụng v.v…)
Bước 2: Điền các thông tin cần thiết như tên, họ, email, mật khẩu… sau đó nhấn Sign Up

Bước3: Đăng nhập vào email bạn dùng đăng kí Adrive để thấy link kích hoạt tài khoản, bấm vô link đó là được

+ Đăng nhập: Truy cập: adrive.com/login --> nhập địa chỉ email và mật khẩu --> Log in --> có bức ảnh hiện ra nhập tiếp số nhìn thấy trong ảnh --> bấm tiếp vào My Fileđể đến nơi quản lí file

+ Chức năng cơ bản
Có thể dễ dàng thấy được các chức năng cơ bản như Create Directory (tạo thư mục), Move to (Di chuyển), Share (Chia sẻ) Delete (Xóa) v,v…

Adrive còn có phím tắt để thao tác thuận tiện hơn

Khi chọn file và ấn vào biểu tượng hình kính lúp sẽ có bảng hiện lên chứa các lệnh có thể thực hiện được với file đó

Ví dụ với file văn bản thì có thể chỉnh sửa trực tuyến bằng cách ấn vào Edit in Zoho--> một pop up mở ra chứa văn bản cần chỉnh sửa

Nếu là file ảnh thì có thể xem trong trình duyệt Web bằng cách ấn vào View Inline

3.2 Upload

+ Upload files:
Chọn thư mục cần up rồi ấn nút Upload files --> Browse --> Chọn file --> Open

Sau khi upload xong sẽ có hộp thoại hiện ra, ấn OK để trở lại My Files, ấn Cancel để upload tiếp các file khác

+ Upload thư mục:
Ấn vào Upload directories --> đợi 1 chút --> ấn Add để chọn thư mục/file rồi tiến hành upload
Lưu ý: để sử dụng chức năng này máy tính cần cài Java, nếu máy tính chưa cài thì làm theo hướng dẫn trên trang để cài hoặc tải bộ cài theo link:http://www.java.com/en/download/index.jsp

3.3 Download

Ngoài việc dùng phần mềm hỗ trợ download để tải các file đơn lẻ thì với Adrive bạn có thể download hàng loạt chỉ bằng vài cú nhấp chuột
Đầu tiên chọn thư mục cần download sau đó nhấn vào Downloader --> không muôn tải về file/thư mục nào thì bỏ chọn ở file/thư mục đó --> Ấn Browse chọn nơi lưu file tải về --> ấn Download để tải

3.4 Chia sẻ file

Chọn file --> Share –>Yes --> lúc này tên file sẽ bị mờ đi, để lấy link chia sẻ bạn ấn vào biểu tượng hình kính lúp nằm cùng hàng với file

Một bảng hiện lên mục URL là link chia sẻ, mục Expires là ngày hết hạn của link, sau ngày đó link cũ sẽ hết hạn, để lấy link mới lại Chọn file --> Share –>Yes…
Nếu là tài khoản có phí thì link không bị hết hạn
Mục My Public Files/Directories sẽ chứa các file đang chia sẻ
Khi file đang ở trạng thái chia sẻ thì không thể di chuyển hay xóa được v.v… muốn file trở lại bình thường thì cần phải thôi chia sẻ file đó (ấn vào biểu tượng hình kính lúp --> ấn Unshare để thôi chia sẻ hoặc vào My Public Files/Directories --> chọn file --> ấn Unshare)

4. Mediafire

III So sánh và kết luận
Bảng so sánh các dịch vụ

Qua bảng so sánh có thể thấy xét về dung lượng miễn phí thì Mediafire không có đối thủ, rất thích hợp với nhu cầu upload chia sẻ những file có dung lượng lớn như phim, phim HD, game nặng, ảnh bộ độ phân giải cao… Về khả năng cộng tác trên tệp, làm việc tương tác với các tài liệu trực tuyến thì Google Drive chiếm ưu thế do vậy nếu bạn có nhu cầu làm việc nhiều với các tài liệu này thì có thể lựa chọn Google Drive. Còn nếu bạn không cần nhiều không gian lưu trữ và muốn đồng bộ dữ liệu một cách nhanh chóng tiện lợi cũng như không muốn bị giới hạn file tải lên thì Dropbox là 1 lựa chọn sáng giá. Cuối cùng nếu bạn không có nhu cầu chia sẻ file, chỉ có nhu cầu lưu trữ nhưng Google Drive và Dropbox không đáp ứng được nhu cầu không gian lưu trữ của bạn thì có thể dùng tới Adrive (50 GB miễn phí). Ngoài ra với những dữ liệu quan trọng, bạn có thể upload lên nhiều trang khác nhau đề phòng 1 trang gặp sự cố thì vẫn còn các trang còn lại.

Hiện tại mình đang dùng Dropbox cho nhu cầu lưu trữu và đồng bộ file văn bản, Adrive cho nhu cầu lưu trữ trực tuyến, giảm tải cho ổ cứng và Mediafire cho nhu cầu chia sẻ + lưu trữ trực truyến, giảm tải cho ổ cứng. Tuy nhiên, trong 4 dịch vụ trên mình tâm đắc và thích nhất Mediafire vì nó phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của mình, vừa có thể dễ dàng chia sẻ file mình muốn vừa lưu trữ được dữ liệu trực tuyến vừa có thể upload được rất nhiều thứ vì không gian lưu trữ không hạn chế cộng thêm với công cụ Mediafire Express hỗ trợ upload rất tiện lợi nữa. 

Chúc các bạn lựa chọn được trang lưu trữ ưa thích.